Ввод остатков товаров вручную. Загрузка накладных через файл системы заказов.

Если аптека ранее была не атоматизирована или произошел переход на Фарватер с другого программного обеспечения, встает вопрос ввода остатков товара.

Ввод остатков товара обсуждается с сотрудниками отдела продаж в момент продажи Фарватера.Есть три вида ввода остатков:

1. Ввод остатков с созданием временных карточек. После чего все карточки выгружаются и передаются в отдел обработки информации, где их связывают на коды ФК. После связывания карточек данные выгружаются в Фармкомандир. Далее сотрудник технической поддержки Фарватера запускает замену ссылок, в этот момент все созданные временные карточки удаляются и заменяются на товары из справочника с кодами ФК.

2. Ввод остатков с таблицей соответствия. Это означает, что вы заранее (до внедрения Фарватера) из вашего старого программного обеспечения выгружаете остатки с кодами вашего программного продукта. Остатки отправляют на связывание. После связывания ваших остатков, проводится внедрение Фарватера, где проходит соответствие кодов с вашей старой программы на коды ФК, т.е. остатки уже загружаются по номенклатуре из справочника по соответствующим кодам ФК.

3. Ручной ввод остатков. В этом случае вручную загружаются остатки вашей аптеки. Загрузка в таком случае, в основном, происходит уже в ценах реализации. Данный вид загрузки остатков мы сейчас и рассмотрим.


Ручной ввод остатков товара


Весь товар в программу попадает через входящие электронные накладные.

Если вы будете вводить остатки с разных компьютеров, на каждом компьютере необходимо создать свою электронную накладную. Один документ на двух компьютерах открыть нельзя.

Переходим в левом столбике меню во вкладку Электронные накладные и нажимаем кнопку Добавить ().

Открывается пустая электронная накладная.

Далее необходимо выбрать Контрагента. Для этого в поле контрагент нажимаем на три точки ().

Откроется список контрагентов. Здесь нам нужно найти контрагента Ввод остатков. Он может быть либо в общем списке, либо в папке Служебные.

1. Если контрагент Ввод остатков есть в общем списке, щелкаем 2 раза левой кнопкой мыши по нему и он добавится в накладную.

2. Если контрагента Ввод остатков нет в общем списке, то он может находиться в папке Служебные.Для этого щелкаем 2 раза левой кнопкой мыши по папке Служебные. Там находим контрагента Ввод остатков. Щелкаем по нему 2 раза левой кнопкой мыши и контрагент встанет в электронную накладную.

Если данного контрагента вы нигде в списке не нашли, необходимо обратиться в техническую поддержку Фарватера по номеру телефона 8 (800) 775-1985 с просьбой создать вам такого контрагента.

Далее обращаем внимание на склад. При необходимости склад можно поменять, нажав на три точки () возле названия склада.

Откроется список складов. Нажимаем 2 раза левой кнопкой мыши по нужному складу и он добавится в накладную.

Контрагента и склад мы выбрали. Теперь необходимо включить (добавить) несколько колонок, нужных для заполнения накладной. Для этого нажимаем на кнопку Настройка видимости колонок.

Откроется таблица Настройка списка. Где с помощью бегунка (в строке прокрутки) можно перемещаться и добавлять/удалять колонки в электронной накладной.

Здесь нам необходимо поставить галочки в следующих пунктах: Штрих код поставщика, Штрих код верный, Цена реестра поставщика и Цена продажи. После чего нажимаем кнопку ОК.

Нужные нам колонки в накладной отобразились.

Всё, теперь можно приступить к заполнению накладной нашими товарными остатками.

Посмотрим как заполнять товар ЖНВЛС и не ЖНВЛС. Посмотрим, какие колонки обязательны для заполнения, а какие можно пропустить.

1. Ввод ЖНВЛС товара.

Для добавления товара необходимо нажать кнопку Добавить (), откроется справочник номенклатуры.

В поле Поиск по наименованию вводим название препарата, т.е. его первое слово, обращаем внимание, чтобы стояла галочка Поиск по первым буквам. Нажимаем Enter.

Ниже появится список номенклатуры, находим нужную намЩелкаем по ней 2 раза левой кнопкой мыши и она появится в электронной накладной.

Если строка будет оранжевого цвета, то необходимо будет вернуться в справочник и выбрать другое название, так как оранжевая строка означает, что отсутствует цена реестра. И вы просто не сможете провести накладную.

Если поиск по Номенклатуре выдаёт ошибку «Некорректный поисковый запрос» или «Слишком много результатов» — возможно, вы задали поиск по слову, которое очень часто встречается в справочнике номенклатуре, например «Настойка» или «Шприц» и т.п. Попробуйте использовать для поиска не одно слово, а два-три слова, например «Настойка боярышника» или подобрать более редкие слова.

Для этого нужно убрать галочку Поиск по первым буквам.

Далее в поиске по наименованию, например, пишем одно слово из наименования, второе — дозировку, а третье — производитель и нажимаем Enter.

Программа попытается найти верное название, используя те данные, которые вы вписали в поле Поиск по наименованию.

Далее пройдемся по самым основным колонкам, которые необходимо заполнять при вводе остатков.

Вводим Номенклатурную группу. Для этого щелкаем 2 раза левой кнопкой мыши по пустой ячейке и нажимаем на три точки ().

Откроется список номенклатурных групп. Выбираем соответствующую препаратуноменклатурную группу. Для этого щелкаем по ней 2 раза левой кнопкой мыши и она добавится в накладную.

Далее идет колонка Серия. Данные в эту колонку заполняются по вашему желанию.

Если в поле Серия ничего не станете указывать, то при проведении документа серии присвоится сегодняшнее число (число на момент проведения документа).

Следующая колонка обязательна для заполнения — это Срок годности. Если срок годности у препарата есть, то его нужно указать. В основном срок годности отсутствует у изделий медицинского назначения. В этом случае вам виднее.

На препаратах срок годности пишется в формате «МЕСЯЦ.ГОД», но в программе обязательно нужно указывать число месяца.

Для этого просто указывайте либо первое либо последнее число месяца окончания срока годности.

В программе есть 2 способа указания срока годности:

1. Щелкаете 2 раза левой кнопкой мыши в пустом поле Срок годности и прописываем цифрами срок годности. ГОД НУЖНО УКАЗЫВАТЬ ПОЛНОСТЬЮ. После чего нажимаем Enter.

2. Щелкаете 2 раза левой кнопкой мыши в пустом поле Срок годности и нажимаете на календарик ().

Откроется такой миниатюрный календарик.

Где одинарные стрелки () перематывают месяца, а двойные стрелки () перематывают годы.Находим нужный месяц, число год. Щелкаем по нему один раз левой кнопкой мыши и срок годности установится.

Далее необходимо указать Количество вводимого товара.

Для этого щелкаем 2 раза левой кнопкой мыши по пустой ячейке с количеством, указываем количество и нажимаем Enter.


Если у вас какого-то наименования на остатках не целое количество, к примеру, 1 целая упаковка и 2 пакетикато в программу нужно вносить так:

1. Вводите в первой строке 1 целую упаковку с ценой за упаковку, второй строкой вводите пакетики с ценой уже за 1 пакетик.

либо

2. Переводите свою целую упаковку и 2 пакетика в пакетики и вносите уже пакетиками с ценой за 1 пакетик. Т.е. продажа будет осуществляться по этой позиции поштучно.


Идем далее. Теперь необходимо заполнить колонку Сумма с НДС.

Здесь необходимо указать сумму остатка товара в розничных ценах. Т.е. берете свое количество товара умножаете на цену за 1 штуку и вносите сюда полученное значение.

Автоматически это число не высчитывается, так как можно внести сюда как розничную сумму, так и сумму закупа. Но для второго варианта нужно поднимать все накладные… Проще ввести в розничных ценах.

Значит умножаем цену на количество, получаем число. Чтобы его внести, нажимаем 2 раза левой кнопкой мыши в пустой ячейке Сумма с НДС, вводим сумму и нажимаем Enter.

Далее указываем Ставку НДС. Для в верхней пустой ячейке щелкаем 2 раза левой кнопкой мыши и нажимаем три точки ().

Выбираем нужную Ставку НДС и она встанет в накладную, Сумма НДС рассчитается автоматически.

Далее несколько колонок можно будет пропустить. Двигаем бегунок вправо, чтобы отобразились колонки, которые не влезли изначально. Двигаем не дальше, чем колонка Цена продажи. Следующие за ней колонки на будут не нужны.

Теперь нам нужны колонки Штрих код поставщика и Штрих код верный. Если для продажи остатков вам нужен будет штрих код, чтобы сканировать их на кассе и увеличить скорость добавления товара в чек.

Если не будете вносить Штрих код, то добавлять товар в чек придется либо по названию либо по цене.

Для добавления Штрих кода нужно в пустом поле Штрих код щелкнуть 2 раза левой кнопкой мыши и либо внести штрих код (далее ШК) вручную, либо, если к компьютеру подключен сканер, просканировать ШК. После чего поставить галочку в поле Штрих код верный.

Если у вас только заводской ШК, вводите его. Если у вас еще на упаковке есть ШК (внутренний), который вы распечатывали в своей старой программе, то внести можете любой: либо заводской либо внутренний. Данный момент на ваше усмотрение, главное не забыть, какой ШК вы ввели при вводе остатков.

Далее ту цену реестра, которая появилась под буквами ЖНВЛС необходимо перенести в колонку Цена реестра поставщика и в колонку Цена производителя (без НДС).

Для этого в колонке Цена реестра поставщика щелкаем 2 раза левой кнопкой мыши и переносим цену реестра и нажимаем Enter.

Строка стала белой. Так же поступаем и с колонкой Цена производителя (без НДС). Щелкаем 2 раза левой кнопкой мыши по пустой ячейке в колонке Цена производителя (без НДС), вводим число и нажимаем Enter.

То, что данные (цена реестра поставщика и цена производителя) не совпадают с теми данными, какие были на момент поступления товара вне Фарватера, это ничего страшного. Ведь вы же не будете поднимать все накладные, чтобы указать верные цены реестра и цены производителя. Тем более вы уже указываете розничную цену товара, никакой наценки на товар не будет. Это остатки вашего товара.

И остается ввести последнее число. Это Цена продажи. Здесь вы указываете розничную цену за 1 штуку товара.

Для того, чтобы указать цену продажи щелкаем 2 раза левой кнопкой мыши в пустой ячейке с ценой и указываем цену за 1 штуку и нажимаем Enter.

Всё, для ввода остатков по товару ЖНВЛС этих данных будет достаточно.

!!! Не забываем правильно заполнить колонки Количество, Сумма с НДС и Цена продажи. Иначе данные могут занестись неверно. Сумма с НДС = Количество * Цена продажи (за 1 штуку) !!!

Первый товар в накладную мы занесли. Можно продолжать. Для добавления новой позиции нажимаем на кнопку Добавить ().

2. Ввод товара не ЖНВЛС.

Так же находим в справочнике нужный нам товар, добавляем его в накладную.

Далее аналогично с ЖНВЛС товаром вводим обязательные колонки, заканчиваем галочкой Штрих код верный.

В случае с товаром не ЖНВЛС данные в колонках Цена реестра, Цена реестра поставщика и Цена производителя не нужны.

Т.е. мы после колонки Штрих код верный ставим цену продажи и всё, заполнение для не ЖНВЛС товара данных завершено.

Если подытожить все вышесказанное в одной картинке, то это будет выглядеть так: первая строка — ЖНВЛС, вторая строка — не ЖНВЛС.


Так же есть вариант вносить остатки с помощью сканера, если он установлен на компьютере, где вносятся остатки.

Для этого необходимо сканировать заводской штрих код с упаковки непосредственно в электронной накладной. И если штрих код будет найден, программа предложит добавить товар, который соответствует данному штрих коду.

Если товар по штрих коду найдется, он покажется в табличке. Чтобы его выбрать нажимаем 2 раза левой кнопкой мыши по нужному названию и он появляется в накладной.

Если считываемый штрих код будет не найден, то программа покажет соответствующую ошибку. И тогда вводить товар нужно будет вручную.

После того, как вы электронную накладную заполнили остатками, нажимаем кнопку Провести.

Смотрим, чтобы появилась надпись «Проведен». Накладная провелась.


Как было сказано в начале инструкции, если вы вводите остатки с разных компьютеров, то электронную накладную необходимо создать на каждом компьютере свою.

Слишком большие накладные создавать не нужно. Лучше создать несколько накладных.

После проведения документа Входящая электронная накладная необходимо создать документ Поступление товаров и услуг. Для этого в электронной накладной необходимо нажать кнопкуСоздать поступление товаров.

Откроется документ Поступление товаров и услуг. В котором мы можем увидеть, что отсутствуют данные в колонке % наценки, так как остатки мы вводили в розничных ценах и указывали розничную сумму.

На что здесь обращаем внимание, чтобы у нас сошлись сумма закупа и сумма розницы, чтобы отсутствовала средняя наценка.

Если суммы равны и отсутствует наценка, то значит все данные в электронной накладной заполнены верно.

Но если вы видите, что сумма розницы и сумма закупа отличаются, появляется наценка,значит где-то допустили ошибку.

В этом случае нажимаем кнопку Закрыть и в появившемся окне нажать кнопку Нет, чтобы не сохранять данные и возвращаемся обратно в электронную накладную.

В электронной накладной проходимся по колонкам Количество, Сумма с НДС и Цена продажи.

Не забываем о расчете: Сумма с НДС = Количество * Цена продажи (цена за 1 штуку).

После чего снова нажимаем кнопку Провести и Создать поступление товаров.

Если все данные указаны верно, сумма розницы равна сумме закупа, тогда нажимаем кнопку Записать. Обращаем внимание, что сверху вместо слова «Новый *» появляется появляется «Не проведен».

После того, как документ поступления запишется, нажимаем кнопку Закрыть.

Документ поступления закроется и мы попадаем обратно в электронную накладную. Ее тоже можем закрыть.

Далее переходим в левом столбике меню во вкладку Поступление.

Где в списке видим наш документ поступления, так же обращаем внимание, что документ не проведен. Чтобы его провести нажимаем на документ 1 раз правой кнопкой мыши и выбираем пункт Провести.

Документ поступления проведётся и ваши товарные остатки встанут на остаток в Фарватере. Ввод остатков закончен.


Загрузка накладных через файл системы заказов


Бывают поставщики, которые не работают с системой заказов Фармкомандир. Встает вопрос, как загрузить накладные в Фарватер?

Есть один из способов. Накладные можно загружать вручную, если поставщик сможет ее правильно оформить, в нужном нам формате, отправить, допустим, вам на электронную почту. Вы просто-напросто скачиваете этот файл и вручную загружаете в программу.

Предварительно необходимо будет обратиться в техническую поддержку Фарватер по телефону 8-800-775-1985 и попросить передать вам файл, который содержит информацию по формату выгрузки накладных. В документе содержится следующая информация.

Сейчас рассмотрим вариант, что поставщик отправил вам накладную в нужном для Фарватера формате.

Допустим вы накладные сохраняете на рабочий стол в папку «Накладные от поставщиков».

 

Накладная получена. Открываем Фарватер, переходим в левом столбике меню во вкладку Электронные накладные и нажимаем Добавить.

Открывается пустая накладная. Для начала выбираем склад, куда будем загружать накладную. Для этого нажимаем на три точки (). Щелкаем по нужному складу 2 раза левой кнопкой мыши и он добавится в накладную.

 

Далее необходимо выбрать Контрагента. Для этого нажимаем на три точки () в поле контрагент, откроется список контрагентов.

Находим нужного контрагентащелкаем по нему 2 раза левой кнопкой мыши и он добавится в накладную.

Если вдруг нужного контрагента в списке контрагентов нет, его необходимо будет создать. Для этого в списке контрагентов нажимаем кнопку Добавить ().

Заполняем поле Наименование и ИНН, далее нажимаем ОК.

Создается новый контрагент. В следующий раз он уже будет в списке контрагентов и его создавать не нужно будет. Щелкаем по контрагенту 2 раза левой кнопкой мыши и он добавится в накладную.

Теперь, чтобы добавить данные из файла, который вам прислал поставщик, нужно нажать на кнопку Заполнить потом нажать Заполнить из файла системы заказов.

Далее находим папку, где сохранена накладная и открываем ее.

Откроется накладная, которая ничем не будет отличаться от накладной загруженной из Фармкомандира за исключением того, что поставщик не работающий с Фармкомандиром не будет знать код товара ФК, поэтому название из справочника будет по каждой позиции пустое. Его нужно будет выбрать вручную.

Далее будет стандартная обработка электронной накладной, создание поступления и оприходование товара.

Если вдруг при загрузке накладной накладная будет отображаться некорректно, как показано ниже.

То тогда необходимо будет загрузить накладную иначе. Т.е. нажимаем кнопку Заполнить и выбираем Заполнить из файла.

Накладная станет выглядеть корректно.

     Остались вопросы? Обратитесь в техподдержку