Обработка входящей электронной накладной и создание поступления

После загрузки электронных накладных из системы заказов Фармкомандир их необходимо обработать, создать поступление товаров и только тогда товар появится на остатках.


Обработка входящей электронной накладной


Входящие электронные накладные можно посмотреть, нажав в левом столбике меню на вкладку«Электронные накладные».

Открывается список электронных накладных. В этом списке есть 2 новых необработанныхэлектронных накладных (в скобках указано количество накладных, из которых еще не созданы поступления, т.е. товар еще не находится на остатке).

Документ без галочки считается непроведенным, с галочкой, соответственно, проведен.

В общем списке документов мы можем увидеть на какой склад загружена накладная, так же видно от какого поставщика она пришла, а так же номер и дату товарной накладной.

Для обработки электронной накладной нажимаем на неё левой кнопкой мыши 2 раза, либонажать 1 раз левой кнопкой мыши по нужной накладной и нажать Enter!!! Без разницы, в какой колонке нажмете, главное в нужной строке !!!

Откроется электронная накладная. Где так же отображается склад, поставщик, номер и дата товарной накладной, а ниже отображается список товаров.

Каждая товарная позиция состоит из двух строк.

Верхняя (длинная) строка означает название товара, как оно звучит в справочнике номенклатуры. В нижней строке в левом столбике указывается наименование по поставщику, т.е. то название товара, которое указал поставщик, в правом столбике поставщик указывает производителя.

И так по каждой позиции. Т.е. поставщик указывает по каждой позиции Код ФК, т.е. код товара в справочнике Фармкомандира. И автоматически, по этому Коду ФК, из справочника подтягивается название товара.

Но если по каким-либо причинам поставщик для товара не указал Код ФК, то название из справочника не проставляется и верхняя строка в позиции оказывается пустой.

Причины: прайс поставщика не полностью связан в системе Фармкомандир, либо не заметил и не указал Код ФК товара.

Название из справочника должно быть обязательно выбрано, так как после оприходования товара именно оно будет использоваться в программе.

Для того, чтобы выбрать название из справочника, необходимо щёлкнуть мышкой 2 раза по верхней строке (название из справочника) и нажать на три точки.

После чего откроется справочник номенклатуры.

Теперь исходя из наименования и производителя, которое указал поставщик, нужно найти верную позицию из справочника номенклатуры. Обращаем внимание, чтобы был указан Код товара ФК.

Далее щёлкаем 2 раза левой кнопкой мышки на верное наименование и оно добавится в электронную накладную в строчке наименование товара из справочника номенклатуры.

Если поиск по Номенклатуре выдаёт ошибку «Некорректный поисковый запрос» или «Слишком много результатов» — возможно, вы задали поиск по слову, которое очень часто встречается в справочнике номенклатуре, например «Настойка» или «Шприц» и т.п. Попробуйте использовать для поиска не одно слово, а два-три слованапример «Настойка боярышника» или подобрать более редкие слова.

Для этого нужно убрать галочку Поиск по первым буквам.

Далее в поиске по наименованию, например, пишем одно слово из наименования, второе —дозировку, а третье — производитель и нажимаем Enter.

Программа попытается найти верное название, используя те данные, которые вы вписали в поле Поиск по наименованию.

 

Идём далее. В электронной накладной мы можем наблюдать синюю строку.

Синие строки можно наблюдать только у препаратов ЖНВЛС и в том случае, если у товара не совпадает цена реестра и цена реестра поставщика. От синих строк необходимо избавляться, в противном случае вы не сможете провести документ поступления и далее поставить товар на остаток.

Что для этого нужно сделать. Нажимаем левой кнопкой мыши на бегунок и двигаем его вправо, чтобы отобразились нужные нам колонки.

 

Теперь нам необходимо в накладную добавить колонку Цена реестра поставщика. По умолчанию данная колонка скрыта. Для этого нажимаем на кнопку «Настройка видимости колонок».

Колесиком мыши либо опускаем бегунок чуть ниже и находим строку «Цена реестра поставщика».

Щелкаем мышкой в пустой квадратик напротив надписи Цена реестра поставщика и нажимаемОк.

Теперь в электронной накладной появилась колонка «Цена реестра поставщика».

Вот именно из-за несовпадения цены реестра и цены реестра поставщика появляется синяя строка.

Далее мы можем нажать 2 раза левой кнопкой мыши по Цене реестра (под буквами ЖНВЛС) нажать на треугольник.

У нас откроется список цен реестра для данного препарат, т.е. те цены реестра, что содержатся в карточке номенклатуры, которые мы загружаем из Фармкомандира.

Исходя из того, что у товара может быть разная цена реестра, необходимо проверить, по какой всё-таки цене реестра поставщик приобрел товару производителя.

Есть два варианта.

1) Необходимо будет найти в бумажной товарной накладной, которую предоставил поставщик, ту цену, по какой он приобрел товар у поставщика. Она может не соответствовать той цене, какую он указал в электронной накладной.

2) Проверить цену реестра в электронной накладной в Фармкомандире. Т.е. находим данную накладную, в ней находим эту сомнительную позицию. Двигаем бегунок вправо до колонки «Цена реестра» и смотрим нужную нам цену реестра.

Если всё-таки цена реестра совпадает с той ценой реестра поставщика, что у нас в электронной накладной, то мы можем из списка цен реестра товара выбрать правильную цену и строка перестанет подсвечиваться синим цветом.

Но если всё-таки вы обнаружили, что в товарной накладной или в Фармкомандире указана другая цена реестра, нежели в электронной накладной в колонке цена реестра поставщика, то необходимо будет в поле цена реестра (под буквами ЖНВЛС) указать верную цену реестра.

В таком случае строка останется синей. И для её исправления, необходимо будет нажать 2 раза левой кнопкой мыши в поле цена реестра поставщика и вписать правильную цену реестраи нажать Enter. Строчка станет белой.

Но может возникнуть такая ситуация, что цена реестра в Фармкомандире и товарной накладной совпадают с ценой реестра поставщика из электронной накладной, но у товара нет такой цены реестра (под буквами ЖНВЛС), значит неверно выбрано название из справочника.

Для этого необходимо будет вернуться в начало накладнойнажать два раза мышкой на название препарата из справочника и нажать три точки.

Открывается справочник номенклатуры.

Далее, чтобы облегчить поиск нужной номенклатуры, необходимо нажать на кнопку Действия и выбрать пункт Настройка списка…

Откроется таблица настройки списка, где нужно будет поставить галочки напротив пунктов ЖНВЛС и Реестровая цена, нажать Ок.

У нас появятся 2 колонки. В одной из них галочками отмечены препараты ЖНВЛС, в другой отображается минимальная цена реестрат.е. если у вас цена реестра, к примеру, 25 рублей, соответственно нам подходят те варианты, у которых цена реестра (в колонке) была в районе нужной нам цены.

Проверить какие у товара цены реестра можно нажав на более ли менее подходящий для вас товар правой кнопкой мыши и выбрать пункт Изменить.

 

Откроется карточка номенклатуры. В которой нужно перейти во вкладку Цены номенклатуры.

 

И в данной вкладке у препаратов ЖНВЛС вы можете увидеть цены реестра.

 

И так, методом подбора, можно быстрее найти нужную нам номенклатуру. Как найдем нужную, закрыть её на крестик и выбрать её из списка, нажав левой кнопкой мышки два раза.

 

Верная номенклатура добавится в накладную и синяя строка исчезнет.

В ПРОТИВНОМ СЛУЧАЕ НЕОБХОДИМО ОБНОВИТЬ СПРАВОЧНИК, ТАК КАК ВОЗМОЖНО ВЫ ЕГО ДАВНО НЕ ОБНОВЛЯЛИ И НУЖНАЯ ЦЕНА РЕЕСТРА В ФАРВАТЕРЕ ОТСУТСТВУЕТ.

Далее необходимо расставить данные в колонке Номенклатурная группа.

Первое время номенклатурную группу необходимо будет проставлять вручную. В дальнейшем, если какая-то из позиций попадется в другой электронной накладной, номенклатурная группа проставится автоматически. Через какое-то время практически на весь товар номенклатурная группа будет проставляться автоматически.

Для чего мы расставляем номенклатурные группы? По номенклатурным группам в программе происходит наценка на товары. Если поле Номенклатурная группа останется пустой, то при создании поступления на данный товар наценка не будет произведена и программа покажет ошибку.

Для того, чтобы товару привязать номенклатурную группу, необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши в поле Номенклатурная группа и нажать на три точки.

Откроется список номенклатурных групп.

В соответствии с названием позиции нужно расставить номенклатурную группу. Для этого нужнощелкнуть 2 раза левой кнопкой мыши по верному названию номенклатурной группы. Номенклатурная группа перенесется в электронную накладную и данная номенклатура встанет в карточке номенклатуры. В другой электронной накладной номенклатурная группа пропишется автоматически.

И так делаем для каждой позиции в накладной.

!!! НОМЕНКЛАТУРНЫЕ ГРУППЫ ПУСТЫМИ ОСТАВЛЯТЬ НЕЛЬЗЯ !!!

Внимательно нужно указывать номенклатурную группу для ЖНВЛС, так как указав, к примеру,Калия Перманганат как средства дезинфекции — это будет ошибкой, из-за чего неверно расценится товар ЖНВЛС, что может, при проверке гос.органами, привести к штрафным санкциям.

В накладной можете увидеть, что у двух препаратов подсвечивается срок годности. По умолчаниюв программе сроки годности выделяются так: красным выделяется если срок годности меньше 30 дней, желтым выделяется, если срок годности от 30 до 90 дней.

При необходимости количество дней для той или иной подсветки можно сделать индивидуально для каждой аптеки. Для этого необходимо лишь обратиться в техническую поддержку «Фарватер» по телефону 8 (800) 775-1985.

Так же в накладной вы можете увидеть, что на три позиции в электронной накладной, номенклатурная группа одна — это лекарственные средства.

Но у двух из них есть признак ЖНВЛС.

Поэтому они будут рассчитываться как Лекарственные средства ЖНВЛС.

Если в накладной нет признака ЖНВЛС, то будет расцениваться как обычные лекарственные средства.

Если появится необходимость изменить срок годности препарата: поставщик указал неверный срок годности, нежели указано на коробке с препаратом, поставщик в накладной вообще не указал срок годности и т.д.

Для этого необходимо 2 раза щелкнуть левой кнопкой мыши на срок годности, который мы хотим изменить.

Теперь либо вручную прописываем срок годности (год обязательно прописывать полностью) либо нажимаем на значок календарика и выбираем нужную нам дату.

Двойная стрелка () переключает годы, одинарная стрелка () переключает месяца.

Но, ВНИМАНИЕ, в программе обязательно необходимо будет указать у срока годности число.

В электронной накладной есть две колонки Штрих код поставщика и Штрих код верный.

В колонке Штрих код поставщика поставщик указывает заводской штрих код, который указывается на пачке с препаратом. И если вы работаете по заводским штрих кодам (далее ШК), то в колонке Штрих код верный напротив каждой позиции необходимо поставить галочки.

Но если у вас большая накладная, и чтобы не тратить время и не проставлять галочки по каждой позиции, можно будет нажать кнопку Заводские штрихкоды и выбрать Установить «ШК поставщика верен».

Тогда автоматически по всем позициям накладной галочка Штрих код верный проставится.

Если вы пользуетесь внутренними ШК, т.е. печатаете этикетки и формируете внутренний ШК программы, тогда вам необходимо будет убрать все галочки Штрих код верный, для этого необходимо будет нажать кнопку Заводские штрихкоды и выбрать Снять «ШК поставщика верен».

После чего по всей накладной снимутся галочки Штрих код верный.

Если вы работаете по внутренним ШК и где-то в накладной не сняли галочку Штрих код верный, то это ничего страшного. В карточку номенклатуры запишется этот заводской ШК и при печати этикеток сформируется внутренний ШК. На кассе сканировать сможете как один ШК, так и другой.

Если ваша аптека работает с интернет заказами, т.е. получаете заказы с сайта Аптека.ру, тополе Интернет заказ как раз для этого случая.

Если вам в аптеку пришел интернет заказ, необходимо будет поставить галочку Интернет закази в поле указать тот штрих код, который указан на пакете с препаратами.

И после создания поступления, когда товар появится на остатках, провизор на кассе просканирует штрих код с пакета с препаратами, и все позиции, которые указаны в электронной накладной, добавятся в чек.

После того, как все необходимые данные в электронной накладной будут заполнены, можно будет нажать кнопку Провести.

Чтобы увидеть, что документ действительно провёлся, сверху и снизу накладной появится слово «Проведен». Никаких табличек, что документ провёлся выскакивать не будет.

Если в накладной будет у какой-то позиции пустой срок годности, программа покажет такое сообщение.

В таком случае необходимо посмотреть действительно ли не нужно указывать срок годности у позиции в накладной, допустим, там какой-нибудь Тонометр. Поставщик просто-напросто не стал указывать на данную позицию срок годности, так как срока годности на неё нет.

Если действительно срок годности не нужно указывать, нажимаете в сообщении Да, и накладная проведётся.

 

Если срок годности указать всё-таки необходимо, нажимаете Нет, указываете срок годности и нажимаете Провести.

 

Теперь если мы закроем накладную, то в списке накладных у неё появится зеленая галочка, что означает, что накладная по программе проведена.

 

Если нам необходимо будет распечатать документ Входящая накладная, для этого открываем накладную в ней нажимаем кнопку Печать.

 

 

После чего нажимаем кнопку Печатьвыбираем принтер и нажимаем Печать.

 

Обработка электронной накладной закончена. После проведения электронной накладной товар на остатках не появится. Проведение документа означает, что вы подготовили накладную в электронном виде к созданию поступления. А вот после обработки и проведения документа поступления, товар уже появится на остатке.

Если вдруг вам пришла накладная, а товар еще не пришел, вы можете её обработать (как описано выше) и закрыть. Дожидаетесь прихода товара, после чего уже создаете поступление, расцениваете и непосредственно проводите сам процесс торговли.


Создание поступления


Для создания документа Поступление товаров и услуг необходимо открыть электронную накладную и в ней нажать кнопку Создать поступление товаров.

Если документ Входящая электронная накладная не будет проведен, вы не сможете создать документ Поступление товаров и услуг.

     Остались вопросы? Обратитесь в техподдержку