Инструкции по инвентаризации

Инвентаризация — это проверка наличия имущества аптеки и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными по учёту в 1С: Предприятие.

   Во время проведения инвентаризации аптека не должна производить никаких движений с товаром (оприходование, перемещение, торговля).


 Подготовка к инвентаризации


 

Если инвентаризация проводится на нескольких компьютерах, то документ инвентаризации необходимо создать на каждом компьютере свой.
После окончания инвентаризации необходимо результаты с каждого компьютера объединить в одну итоговую ведомость.

Для начала формируем документ инвентаризации (на одном из компьютеров). Для этого нажимаем кнопку Склад и выбираем Инвентаризация товаров на складе.

Нажимаем кнопку Добавить для создания нового документа инвентаризации.

Выбираем тот склад, по которому хотим провести инвентаризацию.

Теперь необходимо документ заполнить учетными количествами, т.е. тем списком препаратов, что числятся в программе.

Документ заполнился теми остатками (учетными количествами, что числятся по программе).Обращаем внимание на суммы по учёту.

Данные суммы необходимо сравнить с суммами, которые сформируются в товарном отчете. Так как есть вероятность расхождения учётного остатка товара с товарным отчетом. Для этого формируем товарный отчет на дату документа инвентаризации.

Теперь сравниваем суммы в товарном отчете и в документе инвентаризации.

Если эти суммы совпадают, то всё хорошо, можно проводить инвентаризацию.

Если же эти суммы не совпадают, то звоним в ТП Фарватер, чтобы мы помогли вам выровнять эти суммы.


Проведение инвентаризации


Теперь можно приступить непосредственно к самой инвентаризации.

Напомним!! Если инвентаризация проводится на нескольких компьютерах, то документ инвентаризации необходимо создать на каждом компьютере свой.

После окончания инвентаризации необходимо результаты с каждого компьютера объединить в одну итоговую ведомость.

Для начала формируем документ инвентаризации (на одном из компьютеров).

 

Нажимаем кнопку Добавить для создания нового документа инвентаризации.

Выбираем тот склад, по которому хотим провести инвентаризацию.

Теперь необходимо документ заполнить учетными количествами, т.е. тем списком препаратов, что числятся в программе.

Если проводите инвентаризацию на нескольких компьютерах, то делаем так. В поле Комментарий пишем номер компьютера и нажимаем кнопку Записать(пример Компьютер №1).

Если проводите инвентаризацию на нескольких компьютерах, то делаем так. В поле Комментарий пишем номер компьютера и нажимаем кнопку Записать(пример Компьютер №2).

Если проводите инвентаризацию на нескольких компьютерах, то делаем так. В поле Комментарий пишем номер компьютера и нажимаем кнопку Записать(пример Компьютер №3).

Если проводите инвентаризацию на одном компьютере, то делаем так. В поле Комментарий пишем что хотим, либо ничего не пишем, далее нажимаем кнопку Записать(пример Один компьютер).

Теперь можем сканировать препараты. Если препарат в программе есть, то подсветится та строчка, что соответствует данному препарату.

Если данного препарата больше 1 штуки, можете либо несколько раз его просканировать, либо 2 раза щёлкнуть левой кнопкой мыши на поле с количеством товара и указать сколько его фактически у вас есть.

Если количество товара по учету совпадёт с количеством товара, которое вы выше указали, то строка с товаром будет выглядеть так:

Если препарата в программе больше, а по факту нет, что строка будет выглядеть так:

Если же у нас фактически товара больше, чем по учёту в программе, строка будет выглядеть так:

Если у вас на компьютере отсутствует сканер, то поиск можно осуществлять по наименованию.

Если вдруг при добавлении препарата выйдет такое вот окно

то необходимо будет поставить галочку Больше не спрашивать после чего нажать Да.


Создание итоговой ведомости (при инвентаризации на нескольких ПК)


Во время инвентаризации периодически нужно записывать документ, дабы если какая-то проблема возникнет, у вас сохранился ближайший документ.

После проведения инвентаризации в списке инвентаризаций у вас появится три документа инвентаризации. По одному с каждого ПК.

Теперь, чтобы завершить проведение учёта, нам необходимо создать итоговую ведомость, в которую мы загрузим данные из документов 1, 2 и 3. (Ссыпаем все таблетки в одну кучу)

Нажимаем кнопку Добавить для создания нового документа инвентаризации.

Выбираем тот склад, по которому хотим провести инвентаризацию.

Теперь необходимо документ заполнить учетными количествами, т.е. тем списком препаратов,что числятся в программе.


После заполнения документа учётными количествами в поле Комментарий называем документ Итоговая ведомость. Нажимаем Записать.

Далее нам нужно в итоговую ведомость добавить данные из первого документа. Для этого нажимаем Заполнить –> Заполнить результат из документа.

Выбираем первый документ. Щелкаем левой кнопкой мыши по нему, либо нажимаем Enter.

И данные из этого документа загрузятся в итоговую ведомость.


Теперь в итоговую ведомость добавить данные из второго документа. Для этого нажимаем Заполнить –> Заполнить результат из документа.

Выбираем второй документ. Щелкаем левой кнопкой мыши по нему, либо нажимаем Enter.

И данные уже из двух документов загрузятся в итоговую ведомость.

Аналогично поступаем и с третьим документом. Для этого нажимаем Заполнить –> Заполнить результат из документа.

Выбираем третий документ. Щелкаем левой кнопкой мыши по нему, либо нажимаем Enter.

Всё, наша итоговая ведомость заполнилась данными из трёх документов. Можем нажать кнопку Записать.


  • Создание итоговой ведомости (при инвентаризации на одном ПК)


Если вы проводите инвентаризацию на одном компьютере, то у вас после сканирования последнего препарата ведомость будет выглядеть так, как выглядит итоговая ведомость объединенная из других документов.


Списание и оприходование товара


После того, как у вас появилась итоговая заполненная ведомость, ДО СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА СПИСАНИЯ И ОПРИХОДОВАНИЯ вы можете еще отредактировать данные инвентаризации(ну вдруг нашли какой-нибудь товар, которого не хватало и наоборот).
НО РЕДАКТИРОВАТЬ данные нужно уже в ИТОГОВОЙ ВЕДОМОСТИ.

Если во время инвентаризации вы просканируете товаркоторого нет в программе, но он присутствует в аптеке, в инвентаризации он добавится отдельной строкой.

Если вам необходимо распечатать какие-либо документы (например сличительную ведомость), чтобы увидеть чего не хватает, чего избыток, в итоговой ведомости нажимаете кнопку Печать и печатаете, что вам нужно.

Списывание товара. Для списывания товара в итоговой ведомости нажимаем кнопку Ввести на основании и выбираем Списание товаров.

Открылся документ списания товаров. Где мы видим, лишние товары в программе, которых не обнаружили в аптеке физически. Их нужно обязательно списать.

Для списания нам необходимо выбрать основание списания. Для этого нажимаем на точечки в поле Основание и выбираем основание Инвентаризация.

Перед проведение документа списания его нужно сначала записать. Нажимаем кнопку Записать.

Мы это сделали для того, чтобы у нас в документе встали суммы, цены и присвоился номер документа списания.

После чего нажимаем Провести и закрыть. Окно документа списания закрылось, товар списалсяи мы возвращаемся обратно в документ инвентаризации.

Оприходование товара. Аналогично списыванию, делаем оприходование товара. В итоговой ведомости нажимаем кнопку Ввести на основании и выбираем Оприходование товаров.

У нас открылся документ Оприходование товаров.

При желании, или если так требует руководство, можно будет вручную прописать основание оприходования товара в поле Основание.

Так как у вас есть товар, которого в программе не числился на остатках, его нужно оприходовать. Для этого необходимо указать его розничную цену и сумму.

Теперь товар, который был физически, но не числился в программе мы можем оприходовать нажав Провести и закрыть.


Инвентаризация считается законченной.

Документы списания и оприходования вы можете найти в верхней строке меню на вкладке Склад.

Если вам необходимо распечатать какие-либо документы по списанию или оприходованию, заходите в эти документы, нажимаете кнопку Печать и печатаете то, что вам нужно.


Можно открывать аптеку и торговать.

Если вам необходимо добавить или удалить какое-то количество товара из документа списания и оприходования, вы это можете сделать, НО ТОЛЬКО до начала продаж!!
   Остались вопросы? Обратитесь в техподдержку